PRIVACYVERKLARING ROS SHOP

Versie: 6 augustus 2026

ROS Shop B.V. respecteert de privacy van haar klanten en bezoekers van de website www.rosshop.nl. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens gebruiken, met wie wij deze eventueel delen en welke rechten u heeft.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

Artikel 1 – Verantwoordelijke voor de verwerking

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

ROS Shop B.V.
Nieuwe Waterwegstraat 1
3115 HE Schiedam

KvK-nummer: 89376412
Btw-identificatienummer: NL864962022B01
E-mailadres: shop@rosgroep.com
Website: www.rosshop.nl

ROS Shop B.V. is de juridische entiteit die de webshop www.rosshop.nl exploiteert.

Artikel 2 – Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedereen van wie ROS Shop B.V. persoonsgegevens verwerkt. Dit betreft onder andere:

• bezoekers van onze website;
• consumenten die een bestelling plaatsen;
• zakelijke klanten en contactpersonen van zakelijke klanten;
• personen die een offerte aanvragen;
• personen die contact met ons opnemen;
• ontvangers van een bestelling;
• huurders of aanvragers van rijplaten, machines of andere materialen;
• leveranciers, vervoerders en andere zakelijke relaties.
  

Artikel 3 – Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met ROS SHOP kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Identiteits- en contactgegevens

• voor- en achternaam;
• bedrijfsnaam;
• factuur- en afleveradres;
• postcode en woon- of vestigingsplaats;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• KvK-nummer;
• btw-identificatienummer;
• naam en functie van een zakelijke contactpersoon.
  

Bestel- en overeenkomstgegevens

• bestelde producten en hoeveelheden;
• ordernummer;
• gekozen lever- of afhaalmethode;
• gewenste leverdatum;
• afleverinstructies;
• gegevens over de bereikbaarheid van de leverlocatie;
• offerteaanvragen;
• correspondentie over bestellingen, wijzigingen, annuleringen en retouren;
• informatie over klachten, schade of garantie;
• gegevens over verhuur, waaronder aantallen, locaties, huurperiode en retourgegevens.
  

Betalings- en factuurgegevens

• betaalmethode;
• betaalstatus;
• factuurgegevens;
• transactiegegevens;
• eventuele terugbetalingen;
• gegevens over openstaande betalingen en incassotrajecten.
  

ROS SHOP ontvangt bij een online betaling in beginsel niet uw volledige bank- of creditcardgegevens. De betaling wordt verwerkt door de betreffende betaaldienstverlener.

Website- en technische gegevens

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

• IP-adres;
• browsertype;
• apparaat- en besturingssysteemgegevens;
• bezochte pagina’s;
• datum en tijdstip van het bezoek;
• verwijzende website;
• cookiegegevens;
• technische logbestanden;
• gegevens over het gebruik en functioneren van de webshop.
  

Communicatiegegevens

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken uit:

• e-mails;
• contactformulieren;
• offerteformulieren;
• telefoongesprekken;
• WhatsApp-berichten;
• klachten en beoordelingen;
• overige correspondentie met ROS SHOP.
  

Wij nemen telefoongesprekken niet standaard op.

Artikel 4 – Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens wanneer u deze zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u:

• een bestelling plaatst;
• een account aanmaakt;
• een offerte aanvraagt;
• een contactformulier invult;
• telefonisch, per e-mail of via WhatsApp contact opneemt;
• een klacht of retourverzoek indient;
• een zakelijke overeenkomst met ons aangaat;
• producten of verhuurde materialen laat afleveren of ophalen.
  

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens ontvangen van partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van uw bestelling, zoals een betaaldienstverlener, vervoerder, depot, leverancier of zakelijke opdrachtgever.

Bepaalde technische gegevens worden automatisch verzameld wanneer u onze website bezoekt.

Artikel 5 – Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

ROS SHOP verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Uitvoeren van bestellingen en overeenkomsten

Wij gebruiken uw gegevens om:

• uw bestelling te registreren en te bevestigen;
• betalingen te verwerken;
• producten klaar te zetten;
• producten te bezorgen of te laten afhalen;
• het dichtstbijzijnde of meest geschikte depot te bepalen;
• contact met u op te nemen over de planning en levering;
• retouren, annuleringen en terugbetalingen af te handelen;
• verhuur van rijplaten, machines of andere materialen uit te voeren;
• klachten en garantiegevallen te behandelen.
  

De wettelijke grondslag hiervoor is de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

Offertes en zakelijk klantcontact

Wij gebruiken uw gegevens om:

• offerteaanvragen te beoordelen;
• prijzen en levermogelijkheden te berekenen;
• offertes op te stellen;
• contact te onderhouden met bestaande en potentiële zakelijke klanten;
• afspraken over levering, afhalen of verhuur vast te leggen.
  

De wettelijke grondslag hiervoor is de uitvoering van een overeenkomst, het nemen van precontractuele maatregelen of ons gerechtvaardigde commerciële belang.

Klantenservice

Wij gebruiken uw gegevens om vragen te beantwoorden en ondersteuning te bieden bij bestellingen, leveringen, retouren, klachten en productinformatie.

De wettelijke grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigde belang om klanten goed te kunnen helpen.

Administratie en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken gegevens voor:

• onze financiële administratie;
• facturatie;
• belastingaangiften;
• accountantscontroles;
• het behandelen van juridische geschillen;
• het voldoen aan informatieverzoeken van bevoegde overheidsinstanties.
  

De wettelijke grondslag is het voldoen aan een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigde belang bij een correcte bedrijfsadministratie en rechtsbescherming.

Beveiliging en verbetering van de website

Wij kunnen technische gegevens gebruiken om:

• de webshop goed te laten functioneren;
• misbruik, fraude en beveiligingsincidenten te voorkomen;
• technische problemen op te lossen;
• de veiligheid van onze systemen te bewaken;
• het gebruik en de prestaties van de website te analyseren;
• onze website en dienstverlening te verbeteren.
  

De wettelijke grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij een veilige en goed functionerende webshop. Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, baseren wij de verwerking op uw toestemming.

Commerciële communicatie

Wij kunnen u informeren over vergelijkbare producten of diensten wanneer dit wettelijk is toegestaan. Voor nieuwsbrieven of andere elektronische marketing waarvoor toestemming is vereist, vragen wij vooraf uw toestemming.

U kunt zich altijd afmelden via de afmeldmogelijkheid in het bericht of door een e-mail te sturen naar shop@rosgroep.com.

Artikel 6 – Verplichte gegevens

Voor het plaatsen en uitvoeren van een bestelling hebben wij bepaalde gegevens nodig, zoals uw naam, contactgegevens, factuuradres, afleveradres en betaalgegevens.

Wanneer u verplichte gegevens niet verstrekt, kunnen wij uw bestelling, offerteaanvraag, levering of andere overeenkomst mogelijk niet uitvoeren.

In de webshop wordt aangegeven welke invulvelden verplicht zijn.

Artikel 7 – Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.

Afhankelijk van uw bestelling kunnen wij gegevens delen met:

• betaalproviders, waaronder Mollie wanneer deze betaalmogelijkheid wordt gebruikt;
• banken en financiële dienstverleners;
• transporteurs, chauffeurs en logistieke partners;
• depots, leveranciers en producenten;
• partijen die retourtransport of verhuur uitvoeren;
• hosting- en IT-dienstverleners;
• TransIP of een andere partij die betrokken is bij de hosting of het technisch beheer van de website;
• aanbieders van WordPress- en WooCommerce-diensten en bijbehorende plug-ins;
• Google-diensten die worden gebruikt voor route- of afstandsberekeningen;
• e-mail- en communicatiedienstverleners;
• administrateurs, accountants en boekhoudsoftwareleveranciers;
• incassobureaus, juridisch adviseurs en verzekeraars;
• toezichthouders, opsporingsinstanties, belastingautoriteiten en andere bevoegde overheidsinstanties.

Wij verstrekken aan deze partijen uitsluitend de persoonsgegevens die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Wanneer een partij namens ROS SHOP persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging, geheimhouding en het gebruik van de gegevens.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

Artikel 8 – Betalingen

Online betalingen worden verwerkt via de betaalmogelijkheden die in de webshop worden aangeboden.

Bij het betalen kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door de betreffende betaaldienstverlener, zoals:

• naam;
• rekeningnummer;
• betaalmethode;
• transactiebedrag;
• transactiegegevens;
• IP-adres;
• e-mailadres;
• betaalstatus.

De betaaldienstverlener kan voor een deel zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de verwerking van deze gegevens. Voor meer informatie kunt u de privacyverklaring van de betreffende betaaldienstverlener raadplegen.

ROS SHOP ontvangt doorgaans alleen de gegevens die nodig zijn om vast te stellen of een betaling is geslaagd en om de bestelling administratief te verwerken.

Artikel 9 – Levering en routeberekening

Voor het uitvoeren van een levering kunnen wij uw naam, telefoonnummer, afleveradres, afleverinstructies en gegevens over de bereikbaarheid van de locatie delen met de vervoerder, chauffeur, het depot of een andere logistieke partner.

De webshop kan gebruikmaken van een route- of afstandsdienst om:

• de afstand tot een depot te berekenen;
• de juiste bezorgzone vast te stellen;
• bezorgkosten te berekenen;
• te beoordelen of levering via de webshop mogelijk is.

Hiervoor kunnen adres- en locatiegegevens worden verwerkt door de betreffende route- of kaartendienst.

Artikel 10 – Cookies

ROS SHOP gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het bezoeken van een website op uw computer, telefoon of tablet kan worden geplaatst.

Wij kunnen de volgende soorten cookies gebruiken:

Functionele cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk om de webshop goed te laten functioneren. Ze worden bijvoorbeeld gebruikt voor:

• het onthouden van producten in de winkelwagen;
• het uitvoeren van het bestelproces;
• het onthouden van cookievoorkeuren;
• beveiliging van de website;
• sessie- en inloginformatie;
• het correct functioneren van formulieren en betaalmogelijkheden.

Voor strikt noodzakelijke functionele cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.

Analytische cookies

Analytische cookies geven inzicht in het gebruik van de website, bijvoorbeeld:

• het aantal bezoekers;
• de bezochte pagina’s;
• de gebruiksduur;
• technische fouten;
• de wijze waarop bezoekers op de website terechtkomen.

Voor beperkt analytische cookies met geringe gevolgen voor de privacy is niet altijd toestemming nodig. Wanneer analytische cookies meer persoonsgegevens verzamelen of bezoekers uitgebreider volgen, vragen wij vooraf toestemming.

Marketing- en trackingcookies

Marketing- en trackingcookies kunnen worden gebruikt om bezoekers over meerdere websites of apparaten te volgen, profielen samen te stellen of gepersonaliseerde advertenties te tonen.

Deze cookies worden alleen geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Cookievoorkeuren wijzigen

U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken of wijzigen via de cookie-instellingen op de website. Daarnaast kunt u cookies via uw browser verwijderen of blokkeren.

Het blokkeren van functionele cookies kan ertoe leiden dat bepaalde onderdelen van de webshop niet goed werken.

Meer informatie over de daadwerkelijk gebruikte cookies, aanbieders, doelen en bewaartermijnen staat in de cookie-instellingen of het cookiebeleid op onze website.

Artikel 11 – Bewaartermijnen

ROS SHOP bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij gegevens langer moeten bewaren op grond van de wet.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• bestel-, factuur- en betaalgegevens: minimaal 7 jaar vanwege fiscale en administratieve verplichtingen;
• offertegegevens zonder totstandgekomen overeenkomst: maximaal 2 jaar na het laatste contact;
• gegevens over uitgevoerde overeenkomsten: gedurende de overeenkomst en daarna zolang dit noodzakelijk is voor administratie, garantie, klachten of juridische aanspraken;
• klantaccounts: zolang het account actief is of totdat verwijdering wordt gevraagd, tenzij bepaalde gegevens wettelijk moeten worden bewaard;
• contact- en klantenservicegegevens: maximaal 2 jaar na afhandeling van de vraag of het laatste contact, tenzij langere bewaring noodzakelijk is;
• klachten- en juridische dossiers: zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling van de klacht of een mogelijke juridische procedure;
• nieuwsbriefgegevens: totdat u zich afmeldt of uw toestemming intrekt;
• cookie- en analytische gegevens: volgens de termijn die in de cookie-instellingen of door de betreffende aanbieder wordt vermeld;
• technische beveiligings- en loggegevens: in beginsel maximaal 12 maanden, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor onderzoek naar fraude, misbruik of een beveiligingsincident.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

Artikel 12 – Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige IT-, cloud-, route-, analyse- of betaaldienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt ROS SHOP ervoor dat hiervoor een geldige wettelijke grondslag en passende waarborgen bestaan. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• andere wettelijk toegestane beschermingsmaatregelen.
  

Artikel 13 – Beveiliging

ROS SHOP neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• misbruik;
• ongewenste openbaarmaking;
• ongeoorloofde wijziging;
• vernietiging.

Deze maatregelen kunnen onder andere bestaan uit:

• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeperkingen;
• sterke wachtwoorden;
• beveiligde hosting;
• software-updates;
• back-ups;
• beveiliging van betaalprocessen;
• afspraken met ingeschakelde dienstverleners.
  
  

Geen enkele vorm van digitale verwerking is volledig zonder risico. Wanneer u vermoedt dat uw gegevens niet goed zijn beveiligd, kunt u contact opnemen via shop@rosgroep.com.

Artikel 14 – Datalekken

Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, onderzoekt ROS SHOP het incident en neemt zij passende maatregelen.

Wanneer dit wettelijk verplicht is, melden wij een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer een datalek waarschijnlijk een hoog risico voor uw rechten en vrijheden oplevert, informeren wij u daarover.

Artikel 15 – Uw privacyrechten

U heeft, voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• uw persoonsgegevens te laten overdragen;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken;
• bezwaar te maken tegen direct marketing;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

Een verzoek kunt u sturen naar:

shop@rosgroep.com

Vermeld bij uw verzoek duidelijk op welk recht u een beroep doet en op welke persoonsgegevens uw verzoek betrekking heeft.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van uw identiteitsbewijs mee. Wanneer een kopie noodzakelijk is, zullen wij uitleggen welke gegevens u daarop veilig kunt afschermen.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of wanneer wij veel verzoeken ontvangen, kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u wanneer daarvan sprake is.

Een verzoek is in beginsel kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken mogen wij binnen de grenzen van de wet een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren.

Artikel 16 – Geautomatiseerde besluitvorming

ROS SHOP neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen hebben.

De webshop kan wel automatisch:

• bezorgkosten berekenen;
• het dichtstbijzijnde depot bepalen;
• controleren of een adres binnen het bezorggebied ligt;
• bepalen of een bestelling via de webshop kan worden uitgevoerd;
• een bestelling doorverwijzen naar een offerteaanvraag, bijvoorbeeld vanwege afstand, hoeveelheid of logistieke beperkingen;
• een betaling als geslaagd of niet geslaagd registreren.

Deze automatische controles zijn bedoeld voor de technische en logistieke uitvoering van de webshop. Bij vragen kunt u contact opnemen via shop@rosgroep.com.

Artikel 17 – Minderjarigen

De webshop en onze producten zijn niet specifiek gericht op kinderen jonger dan 16 jaar.

Wij hebben niet de bedoeling om zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger persoonsgegevens van kinderen te verzamelen. Wanneer u denkt dat wij toch persoonsgegevens van een minderjarige hebben verwerkt, kunt u contact opnemen via shop@rosgroep.com.

Artikel 18 – Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. ROS SHOP is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door deze websites of organisaties.

Wij adviseren u de privacyverklaring van de betreffende derde te raadplegen voordat u persoonsgegevens verstrekt.

Artikel 19 – Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Heeft u een klacht over de manier waarop ROS SHOP uw persoonsgegevens verwerkt? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via shop@rosgroep.com, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meer informatie vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 20 – Wijzigingen

ROS SHOP mag deze privacyverklaring wijzigen wanneer:

• de website of dienstverlening verandert;
• nieuwe functionaliteiten of leveranciers worden gebruikt;
• wet- of regelgeving verandert;
• onze verwerking van persoonsgegevens verandert.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op www.rosshop.nl. Bovenaan de privacyverklaring staat de datum van de laatste wijziging.

Wij adviseren u deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Artikel 21 – Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

ROS Shop B.V.
Nieuwe Waterwegstraat 1
3115 HE Schiedam

E-mailadres: shop@rosgroep.com
Website: www.rosshop.nl